Formato condicional

Casi parece que no ha cambiado en nada, a simple vista, los asistentes parecen los mismos, pero uno se pone a meter hasta cuarenta y nueve formatos condicionales y no se queja, mientras que antes venía limitado a tres.

Si, además, nos fijamos bien en el asistente, vemos que tiene un desplegable, “Seleccionar tipo de regla” con una opción, comparar con otros registros.

 

Seleccionamos entre distintas opciones, y el resultado es una barra proporcional a los distintos valores de nuestro formulario o informe, un estilo a lo que ya existía en Excel

No sólo funciona con informes y formularios continuos. También se pueden usar, y funciona correctamente, en formularios estándar

Elaborar un calendario con turnos

Tomemos una tabla de empleados, con indicación de a qué grupo pertenecen

EmpleadosTurnos

Id	Empleado	Grupo
1	Pedro	1
2	Andrés	1
3	Jaime	1
4	Juan	2
5	Felipe	2
6	Bartolomé	2
7	Tomás	3
8	Mateo	3
9	Santiago	3
10	Judas	4
11	Simón	4
13	Matías	4

Aunque el último ID sea 13, se trata de 12 empleados, pues despidieron a uno por conducta desleal. Están organizados en 4 grupos cada uno de los cuales se inicia al día siguiente del grupo anterior. Vamos a crear el calendario correspondiente a octubre del 2010 utilizando una consulta.

Sabemos que si disponemos de una tabla Numeros poblada de numeros consecutivos empezando por el 1, podemos obtener una secuencia de fechas a base de sumar una FechaInicial menos uno al campo Numero. Este truco y el de no relacionar tablas para que el resultado sea un producto cartesiano lo vamos a utilizar en la siguiente consulta.

El texto SQL es el siguiente:

SELECT EmpleadosTurnos.Empleado, [Numero]+CDate("01-10-10")-1 AS FechaVirtual, EmpleadosTurnos.Grupo, fturnofecha([fechavirtual],"Mañana,Tarde,Noche, Libre",CDate("04-01-07"),[Grupo]-1) AS Turno
FROM Numeros, EmpleadosTurnos
WHERE ((([Numero]+CDate("01-10-10")-1)<=CVDate("31-10-10")))
ORDER BY EmpleadosTurnos.Empleado, [Numero]+CDate("01-10-10")-1;

Y el resultado, resumiendo, porque serían 372 filas, mostraría algo parecido a lo siguiente completado hasta mostrar todos los empleados con todas las fechas de octubre del 2010 y el turno de cada fecha

qTurnosVirtuales

Empleado	FechaVirtual	Grupo	Turno
Andrés	01/10/10	1	Noche
Andrés	02/10/10	1	Libre
Andrés	03/10/10	1	Mañana
Andrés	04/10/10	1	Tarde
Andrés	05/10/10	1	Noche
Andrés	06/10/10	1	Libre
Andrés	07/10/10	1	Mañana
Andrés	08/10/10	1	Tarde
Andrés	09/10/10	1	Noche
Andrés	10/10/10	1	Libre
…	…	…	…
Andrés	27/10/10	1	Mañana
Andrés	28/10/10	1	Tarde
Andrés	29/10/10	1	Noche
Andrés	30/10/10	1	Libre
Andrés	31/10/10	1	Mañana
Bartolomé	01/10/10	2	Tarde
Bartolomé	02/10/10	2	Noche
Bartolomé	03/10/10	2	Libre
Bartolomé	04/10/10	2	Mañana
Bartolomé	05/10/10	2	Tarde
Bartolomé	06/10/10	2	Noche
Bartolomé	07/10/10	2	Libre
…	…	…	..

La consulta la podemos personalizar para pasarle las fechas inicial y final del periodo como parámetros y también podemos tomarla como puento de partida para una consulta de datos anexado o de actualización que para cada día del año y cada empleado deje anotado el turno de trabajo. Aunque no es necesario volcar los datos en una tabla, pues podemos utilizar la consulta con cualquier periodo de fechas, si resulta muy conveniente, pues además de los distintos turnos pueden darse otras situaciones, como bajas, vacaciones, cambios de turno que hacen necesario trabajar con datos guardados.

A menudo se pretende realizar una planilla que refleje los trabajadores que entran en cada turno cada día, utilizando los días como encabezado de columna.

qTurnosVirtuales_Tabla de referencias cruzadas

Empleado	Grupo	01/10/10	02/10/10	…	25/10/10	26/10/10	27/10/10	28/10/10	29/10/10	30/10/10	31/10/10
Andrés	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Jaime	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Pedro	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Bartolomé	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Felipe	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Juan	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Mateo	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Santiago	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Tomás	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Judas	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde
Matías	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde
Simón	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde

Evidentemente es fácil de hacer con una consulta de referencias cruzadas.

El texto SQL sería:

TRANSFORM First(qTurnosVirtuales.Turno) AS PrimeroDeTurno
SELECT qTurnosVirtuales.Empleado, qTurnosVirtuales.Grupo
FROM qTurnosVirtuales
GROUP BY qTurnosVirtuales.Empleado, qTurnosVirtuales.Grupo
ORDER BY qTurnosVirtuales.Grupo
PIVOT qTurnosVirtuales.FechaVirtual;

Si nuestra consulta de referencias cruzadas la convertimos en un informe y usamos formato condicional, el resultado es la mar de vistoso (o la mar de hortera, según gustos). En el ejemplo le hemos quitado columnas para que nos quepa bien en la página.

En fin, se trata de una serie de ideas que pueden servir a alguien que debe plantearse la gestión de turnos de trabajo, pero no pretende ser ni “la solución” ni la forma canónica de plantearlo.

Plantilla de ajuste de controles

Se trata de que los controles se ajustan a una plantilla o tabla, como en las hojas de estilo en el diseño web, en la que podemos añadir o quitar filas y columnas, cambiar alto y ancho de celdas, dividir éstas o combinar varias entre sí.

Access 2007 ya había aportado algo a la colocación de los controles, agrupándolos en formato tabular o apilado, que sigue siendo posible, pero, aunque era una forma muy rápida de poner cierto orden visual, no era una solución muy lograda, ya que todos los controles apilados en el mismo grupo, tenían el mismo ancho.

En Access 2010 cuando agrupamos controles, de forma apilada o tabular, podemos moverlos a un lado, encima o debajo, como si añadieramos filas y columnas a una tabla de word; de la misma manera, podemos combinar o dividir esas celdas y los controles que coloquemos se ajustarán a ellas. Es como si debajo de los controles hubiera una tabla o plantilla invisible. Verla es fácil utilizando otra de las novedades de Access 2010, las líneas de división también en formularios.

   

Botones con formas, colores y relieves

Los botones, incluidos los de los TabControls, pueden tener distintas formas colores y texturas. Como muestra, unos pocos:

El botón “Estilos rápidos” muestra una galería rápida, pero también podemos combinar “Cambiar forma”, “Relleno de forma”, “Contorno de forma” y “Efectos de forma” para conseguir un montón de posibilidades.

     

     

Las formas y colores de los botones no quitan para que puedan seguir teniendo imágenes y pie de imagen, por lo que podemos conseguir unos botones resultados muy vistosos en los que, además, se sigue visualizando el efecto de apretar el botón:

Los botones con formas y colores se ven afectados por el “Tema” que hayamos elegido. Al cambiar de tema, cambia la galería de “Estilos rápidos” y, si ya lo hemos creado, también cambia la apariencia de nuestro botón.

 

Si queremos cambiar la imagen de un viejo formulario Access 2007, de entrada puede que no tengamos habilitadas estas opciones. Se soluciona fácilmente cambiando la propiedad “Usar tema” del control.

Si nuestra aplicación es en formato mdb, no existe esta propiedad y, por tanto, tendremos que conformarnos con los botones tradicionales.

Generador de expresiones

Cambia la interface del generador de expresiones.

Es más completa y con grafía que diferencia los objetos, pero lo más novedoso es que aplica el “intellisense” en aquellas propiedades en que se puede usar el generador.

 

Imágenes compartidas

Aunque ya en Access 2007 las imágenes se guardan en el tamaño del formato original, no deja de ser un desperdicio de espacio repetir la misma imagen, por ejemplo el logotipo de la empresa, en cada formulario o informe. Aunque había soluciones, ésta síque es sencilla de manejar.

Una vez que para una imagen en la propiedad “Tipo de imagen” hemos elegido “Compartidas”, queda guardada y a disposición de los demás objetos de la aplicación en la galería que se despliega al pulsar el botón “Insertar imagen”.

 

Las imágenes compartidas se guardan como datos adjuntos en la tabla MSysResources, de manera que sólo ocupan espacio una sóla vez. Contiuará existiendo en nuestra BD, y ocupando ese espacio, mientras no la borremos de aquí. Si queremos cambiar el anagrama de nuestra empresa en todos los formularios e informes, basta con que lo cambiemos aquí.