Elaborar un calendario con turnos

Tomemos una tabla de empleados, con indicación de a qué grupo pertenecen

EmpleadosTurnos

Id	Empleado	Grupo
1	Pedro	1
2	Andrés	1
3	Jaime	1
4	Juan	2
5	Felipe	2
6	Bartolomé	2
7	Tomás	3
8	Mateo	3
9	Santiago	3
10	Judas	4
11	Simón	4
13	Matías	4

Aunque el último ID sea 13, se trata de 12 empleados, pues despidieron a uno por conducta desleal. Están organizados en 4 grupos cada uno de los cuales se inicia al día siguiente del grupo anterior. Vamos a crear el calendario correspondiente a octubre del 2010 utilizando una consulta.

Sabemos que si disponemos de una tabla Numeros poblada de numeros consecutivos empezando por el 1, podemos obtener una secuencia de fechas a base de sumar una FechaInicial menos uno al campo Numero. Este truco y el de no relacionar tablas para que el resultado sea un producto cartesiano lo vamos a utilizar en la siguiente consulta.

El texto SQL es el siguiente:

SELECT EmpleadosTurnos.Empleado, [Numero]+CDate("01-10-10")-1 AS FechaVirtual, EmpleadosTurnos.Grupo, fturnofecha([fechavirtual],"Mañana,Tarde,Noche, Libre",CDate("04-01-07"),[Grupo]-1) AS Turno
FROM Numeros, EmpleadosTurnos
WHERE ((([Numero]+CDate("01-10-10")-1)<=CVDate("31-10-10")))
ORDER BY EmpleadosTurnos.Empleado, [Numero]+CDate("01-10-10")-1;

Y el resultado, resumiendo, porque serían 372 filas, mostraría algo parecido a lo siguiente completado hasta mostrar todos los empleados con todas las fechas de octubre del 2010 y el turno de cada fecha

qTurnosVirtuales

Empleado	FechaVirtual	Grupo	Turno
Andrés	01/10/10	1	Noche
Andrés	02/10/10	1	Libre
Andrés	03/10/10	1	Mañana
Andrés	04/10/10	1	Tarde
Andrés	05/10/10	1	Noche
Andrés	06/10/10	1	Libre
Andrés	07/10/10	1	Mañana
Andrés	08/10/10	1	Tarde
Andrés	09/10/10	1	Noche
Andrés	10/10/10	1	Libre
…	…	…	…
Andrés	27/10/10	1	Mañana
Andrés	28/10/10	1	Tarde
Andrés	29/10/10	1	Noche
Andrés	30/10/10	1	Libre
Andrés	31/10/10	1	Mañana
Bartolomé	01/10/10	2	Tarde
Bartolomé	02/10/10	2	Noche
Bartolomé	03/10/10	2	Libre
Bartolomé	04/10/10	2	Mañana
Bartolomé	05/10/10	2	Tarde
Bartolomé	06/10/10	2	Noche
Bartolomé	07/10/10	2	Libre
…	…	…	..

La consulta la podemos personalizar para pasarle las fechas inicial y final del periodo como parámetros y también podemos tomarla como puento de partida para una consulta de datos anexado o de actualización que para cada día del año y cada empleado deje anotado el turno de trabajo. Aunque no es necesario volcar los datos en una tabla, pues podemos utilizar la consulta con cualquier periodo de fechas, si resulta muy conveniente, pues además de los distintos turnos pueden darse otras situaciones, como bajas, vacaciones, cambios de turno que hacen necesario trabajar con datos guardados.

A menudo se pretende realizar una planilla que refleje los trabajadores que entran en cada turno cada día, utilizando los días como encabezado de columna.

qTurnosVirtuales_Tabla de referencias cruzadas

Empleado	Grupo	01/10/10	02/10/10	…	25/10/10	26/10/10	27/10/10	28/10/10	29/10/10	30/10/10	31/10/10
Andrés	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Jaime	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Pedro	1	Noche	Libre	…	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana
Bartolomé	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Felipe	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Juan	2	Tarde	Noche	…	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre
Mateo	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Santiago	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Tomás	3	Mañana	Tarde	…	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde	Noche
Judas	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde
Matías	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde
Simón	4	Libre	Mañana	…	Libre	Mañana	Tarde	Noche	Libre	Mañana	Tarde

Evidentemente es fácil de hacer con una consulta de referencias cruzadas.

El texto SQL sería:

TRANSFORM First(qTurnosVirtuales.Turno) AS PrimeroDeTurno
SELECT qTurnosVirtuales.Empleado, qTurnosVirtuales.Grupo
FROM qTurnosVirtuales
GROUP BY qTurnosVirtuales.Empleado, qTurnosVirtuales.Grupo
ORDER BY qTurnosVirtuales.Grupo
PIVOT qTurnosVirtuales.FechaVirtual;

Si nuestra consulta de referencias cruzadas la convertimos en un informe y usamos formato condicional, el resultado es la mar de vistoso (o la mar de hortera, según gustos). En el ejemplo le hemos quitado columnas para que nos quepa bien en la página.

En fin, se trata de una serie de ideas que pueden servir a alguien que debe plantearse la gestión de turnos de trabajo, pero no pretende ser ni “la solución” ni la forma canónica de plantearlo.